Dokumente in Sekundenschnelle auffinden, praktische Vorlagen professionell verwalten und Zugriffsrechte regeln – mit COS können Sie Ihren Schriftverkehr ganz einfach digital organisieren. Ihr Vorteil: Ihre Mitarbeiter und Sie können überall rund um die Uhr auf die benötigten Unterlagen zugreifen und sparen so wertvolle Zeit.
Ihr Kunde ruft an und hat Rückfragen zum Angebot, doch Sie suchen minutenlang das passende Dokument? Oder Sie haben mehrere Versionen abgelegt und wissen nicht, welche Variante der Interessent erhalten hat? Nutzen Sie die integrierte Dokumentenverwaltung von COS und greifen Sie von jedem Arbeitsplatz einheitlich auf alle Schriftstücke zu. COS speichert Dokumente für alle Vorgänge zu Interessenten, Kunden und Lieferanten automatisch ab und so finden Sie den vollständigen Schriftverkehr übersichtlich in der Karteikarte des Kontakts mit detaillierten Angaben, wer das Dokument wann angelegt oder geändert hat. Optional können auch Zusatzinformationen zum Beispiel in Form von Stichwörtern hinterlegt werden, die für die Suche genutzt werden.
Innerhalb von COS können Sie eine eigene Ordnerstruktur aufbauen, um dort Dokumente abzulegen – so wie Sie es aus dem klassischen Dateiexplorer gewohnt sind. Über eine einfache Konfiguration vergeben Sie Zugriffsrechte, so dass die Dokumente für Sie allein, den Standort oder die gesamte Organisation verfügbar sind. So behalten Sie bei der ständig wachsenden Anzahl an Dokumenten jederzeit den Überblick und finden beispielsweise über die Eingabe einer Vorgangs- oder Prozessnummer alle zugehörigen Schriftstücke oder per Klick alle Lieferscheine eines Kunden.
Nicht nur Dokumente, sondern auch Vorlagen werden in der COS Dokumentenverwaltung strukturiert abgelegt. Erstellen Sie neue Dokumentvorlagen mit der integrierten COS Textverarbeitung oder importieren Sie externe Vorlagen. Über die normalen Dokumentvorlagen hinaus stehen Ihnen für alle Vorgangstypen Vorlagen zur Verfügung, auch für Angebote oder Rechnungen. Ihr Vorteil: Sie erstellen und ändern diese Vorlagen ganz einfach mit der integrierten COS Textverwaltung und sparen viel Zeit gegenüber der Einarbeitung in eine andere Software – unabhängig davon, ob es um die Anpassung eines Logos oder ein vollständig neues Design handelt.